"Cómo poner las cosas en orden": un resumen del libro de Allen // Breves * Sin fijación

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Cómo poner las cosas en orden sin perder los estribos

El método Getting Things Done (o GTD) se basa en reflexionar sobre los resultados y definir los "próximos pasos". La idea principal de GTD ayuda a definir claramente el objetivo, y luego cada paso hacia el logro de este objetivo. El método es adecuado para organizar presentaciones en el trabajo y para planificar compras navideñas.

Cada tarea debe ser pequeña para que pueda resolverla rápidamente, y la falta de tiempo o motivación no podría detenerlo. Este enfoque ayuda a alcanzar todas sus metas en la vida, ayuda a evitar el estrés.

Al organizar proyectos utilizando el método GTD, siempre estará listo para comenzar a trabajar en una tarea de inmediato, independientemente de lo que esté sucediendo y dónde se encuentre. GTD hace que el siguiente paso sea tan fácil para usted que no quiera posponerlo.

En este libro encontrará varias herramientas simples que puede usar para trabajar de manera efectiva y mantener una mente sobria; así como recomendaciones sobre qué actitud debe desarrollarse para implementar los principios básicos de GTD.

Tu cerebro es una herramienta de pensamiento, no un dispositivo de almacenamiento

Tener éxito en tu trabajo significa ser un buen organizador. Esto es especialmente importante para los trabajadores del conocimiento, para quienes hacer malabares con docenas de tareas y proyectos es simultáneamente una realidad cotidiana. Las dificultades surgen cuando la delgada línea entre nuestra vida personal y profesional es borrosa. Esto se debe a que nuestro cerebro está tratando de resolver problemas no resueltos y nos los recuerda en el momento más inoportuno, incluso si preferiríamos tratarlos más adelante.

Para mantener toda la información compleja sobre la vida bajo control, muchos de nosotros tratamos nuestros cerebros como un cajón de escritorio o un cuaderno. Abusamos de nuestro cerebro, obligándolo a almacenar todo tipo de información. Al obstruir nuestras cabezas con información sobre tareas pendientes, próximas reuniones y otros compromisos, estamos desperdiciando imprudentemente la capacidad de pensar de nuestro cerebro, lo que dificulta concentrarse en el trabajo real.

Para trabajar de la manera más eficiente posible, debemos liberar nuestras mentes de todo lo que no esté relacionado con la tarea que realizamos en un momento particular en el tiempo. Utiliza el 100% de la capacidad de tu mente para concentrarte en la tarea.

Si quiere pensar con claridad, necesita una “canasta confiable para recolectar material” más allá de su mente

Nuestro cerebro tiene una propiedad molesta: nunca nos permite olvidar lo que debemos cuidar. Estamos constantemente "bombardeados" con nueva información, que también ocupa un lugar en nuestra mente. Cada idea nueva, cada recuerdo y cada problema que olvidamos resolver nos distrae del negocio principal.

Utilice siempre la llamada "canasta para recolectar material": un lugar fuera de su mente donde puede poner cualquier información o idea extraña. Sabrás exactamente dónde encontrar la información más adelante, cuando tengas tiempo para obtenerla. Esto le permite concentrarse por completo en escribir una carta, hablar con un colega o cortar el césped.

Su "canasta para recolectar material" puede ser un bloc de notas, listas en su computadora / teléfono o incluso cajas en las que puede colocar objetos y documentos. Su canasta (o canastas) para recolectar material debe ubicarse cerca, por lo que será fácil para usted extraer información que de otra manera habría acumulado en su mente.

Saque la basura: vacíe todas las "cestas" externas semanalmente

Para que el sistema funcione sin problemas, debe admitirlo. Desarrolle el hábito de revisar y vaciar la canasta una vez por semana. El sistema de “canasta para recolectar material” funciona porque le da a la mente un descanso con la confianza de que no perderá ni olvidará ninguna información importante.

Si el sistema no se actualiza, deja de ser confiable y el cerebro se vuelve alerta y deja de confiar en él. Tan pronto como esto suceda, la mente subconsciente nuevamente comenzará a distraerse por problemas no resueltos y tareas pendientes. Debe considerar cuidadosamente todas sus tareas y poner las cosas en orden, guiado por las siguientes reglas:

Tacha las tareas sin importancia de la lista.
Si puede resolver el problema muy rápidamente (en dos minutos o menos), hágalo de inmediato.
Guarde la información importante en un lugar seguro. Si se trata de una reunión, un proyecto o una tarea específica, transfiérala a la lista correspondiente.
La “limpieza de canasta” regular es la única forma de garantizar un rendimiento confiable y evitar el estrés.

Vaciar la "cesta", ordenar el material por listas

No importa cómo el material en su "canasta" sea diferente, no necesita clasificarlo y clasificarlo en "cajas" o listas separadas.

La mayoría de las listas de tareas no funcionan porque se convierten en "vinagreta" de tareas, pensamientos e información. Las listas deben incluir solo tareas específicas y factibles, pero escribimos todo indiscriminadamente en ellas y, por lo tanto, es muy fácil perder de vista las tareas factibles individuales.

¿Cómo organizar los artículos en su cesta?

Elimine todo lo que sea insignificante, resuelva pequeñas tareas y agregue reuniones o fechas límite a su calendario.
Si este es un trabajo complejo (es decir, requiere la implementación de varias tareas específicas), inclúyalo en el proyecto con un propósito claro.
Todas las demás tareas deben incluirse en la lista Acciones siguientes.

La lista "Proyectos" ofrece una visión general de todos sus proyectos actuales.

Los proyectos son un componente clave de cualquier sistema de mejora de la productividad. Un proyecto es un resultado deseado que requiere una acción de varios pasos. Para determinar en qué tareas debe consistir el proyecto, imagine el resultado que desea lograr y describa el resultado deseado en una oración. Pensar en el resultado ayuda a formular tareas específicas que lo acercarán a lograr el objetivo del proyecto.

La lista contiene todos los proyectos que deberían completarse en un futuro próximo. Esto lo ayudará a rastrear y controlar todos los proyectos en curso, aumentar la productividad y relajarse.

Al actualizar la lista semanalmente, asegúrese de que cada proyecto esté programado paso a paso. Todas las acciones que componen el proyecto caen en la lista de "Acciones siguientes". Son tareas específicas que pueden lograr cualquier objetivo.

Reemplace su lista de tareas diarias con su calendario y la lista de Acciones siguientes.

Las listas diarias de asuntos actuales son ineficaces: distorsionan su sentido del tiempo, lo engañan y le hacen creer que realmente tiene tiempo para hacer todo lo anterior en un día. Tal planificación poco realista conduce a la decepción, la pérdida de tiempo y la condena al fracaso de lo que está haciendo de antemano.

Un método mucho más efectivo es trabajar con el calendario y las listas de Acciones siguientes. El calendario tiene un solo propósito: grabar citas. Todo lo relacionado con un determinado día u hora, una reunión o una visita al médico, debe registrarse en un calendario.

Coloque todas las demás tareas o pasos específicos en la lista Acciones siguientes. Le permite decidir rápidamente qué tareas son más relevantes y si tiene tiempo para resolverlas.

No importa dónde se encuentre, siempre debe tener una lista de "Próximas acciones" con usted. Esto le dará la oportunidad de elegir qué tarea tiene sentido resolver.

Si tiene tareas bien planificadas y preseleccionadas, no le será difícil decidir cuál tiene sentido abordar.Imagine que está en el aeropuerto y su vuelo se retrasa una hora. En esta situación, pregúntate a ti mismo:

¿Qué tarea debo elegir ahora?
¿Qué tarea puedo terminar en el tiempo asignado?
¿Para qué tarea tengo suficiente energía en un momento dado?
¿Qué tarea tiene la máxima prioridad?

Si tiene demasiadas tareas planificadas, tiene sentido distribuirlas en múltiples listas y repositorios. Por ejemplo, una lista se puede almacenar en un teléfono inteligente y la otra en una computadora. Después de ordenar las tareas de esta manera, sabrá cuál puede realizar mientras está en su escritorio o en una reunión, o mientras espera en el aeropuerto.

Las listas de espera serán útiles cuando trabaje con otras personas.

Todos los proyectos actuales deben figurar en la lista de Proyectos. Al usar la lista de "Acciones siguientes", puede asegurarse de que está trabajando constantemente en las tareas, cada una de las cuales acerca sus proyectos a su finalización.

En la mayoría de los casos, debe confiar en otras personas responsables de las partes individuales de cada proyecto. Pero esto no significa que deba ceder el control sobre el progreso de cualquiera de sus proyectos.

Siempre que dependa del trabajo de otras personas, está esperando un informe de alguien para continuar trabajando en la presentación, vale la pena mantener una lista de "Pendiente". Para que pueda tener en cuenta todo lo que otras personas deberían proporcionarle, junto con los plazos.

Al actualizar esta lista cada semana, verá quién y cómo está haciendo su trabajo. Tendrá una nueva tarea específica: recordarle a esta persona la obligación.

Si esta tarea no le lleva más de dos minutos, hágalo de inmediato. De lo contrario, agréguelo a la lista "Próximas acciones" o a una de las listas más específicas y, de manera amistosa, recuérdele a la persona que todavía está esperando su informe.

Guardar información para un día específico en un calendario o archivador

Puede planificar muchas cosas por adelantado, pero a veces tiene que esperar cierta información antes de convertir los materiales de su "canasta" en tareas o reuniones específicas.

Ejemplo. Si está planeando una feria comercial interesante, es posible que desee esperar un poco y ver a sus participantes antes de decidir si tiene sentido asistir. Si dicha información no está disponible de antemano, es mejor posponer la decisión.

En los casos en que no tenga otra opción y tenga que planificar todo en el último minuto, las siguientes estrategias serán útiles:

Programe un recordatorio para un día específico en el calendario.
Mantenga un archivo que lo ayude a acceder a la información correcta en el momento correcto.

Un archivador es un sistema muy preciso y lógico. Consta de 43 archivos: 31 archivos para los días del mes y 12 para los meses del año. Todos los días podrá verificar documentos, recordatorios o materiales "enviados" a usted mismo.

Para que el sistema funcione, debe usarlo y actualizarlo diariamente, y esto es lo más difícil.

Para ideas que puedan volverse relevantes en el futuro, agréguelas a la lista Once / Maybe.

Esta lista incluye todo lo que no está en las listas de "Próximas acciones" o "Proyectos", pero que no debe interferir en la cabeza. La lista Once / Possible contiene todo el material que aún no ha transformado en ideas o tareas específicas. No subestimes sus beneficios. Le permite rastrear ideas de proyectos que pueden ser extremadamente importantes en el futuro. Las ideas en esta lista se pueden dividir en grupos. Por ejemplo:

"Viajes que me gustaría hacer";
"Los vinos que me gustaría probar";
"La música que me gustaría escuchar".

Al igual que los "Próximos pasos", las listas "Una vez / Quizás" lo ayudarán a encontrar la información que necesita en el momento adecuado. Las listas son más confiables que su propia memoria.

La lista Una vez / Posiblemente debe revisarse y actualizarse regularmente si desea utilizarla de manera efectiva.

El lugar de trabajo organizado y la revisión semanal de su sistema aumentan la productividad.

Todas las listas de materiales deben ser accesibles desde su lugar de trabajo. Cree una "cabina de control": un sistema móvil funcional para obtener acceso a la información, esté donde esté. Es extremadamente importante crear una lista y un sistema de archivos que pueda llevar a donde quiera que vaya: incluso si está atrapado en el aeropuerto o en una tormenta de nieve, aún puede ser productivo.

La técnica GTD le permite sentirse tranquilo y controlar todos los proyectos actuales: controle su progreso y asegúrese de que estén avanzando.

Su sistema de productividad siempre debe seguir siendo relevante y completo. Su mente se relajará y podrá concentrarse completamente en la tarea solo si confía en su sistema.

Al revisar todas sus listas semanalmente, se asegurará de que su sistema siga siendo funcional: cada proyecto actual está asociado con al menos una "Siguiente acción" en una lista relevante y de fácil acceso. Tendrás una idea general de todo lo que sucede. La revisión ayuda a ver el "bosque" sin perder de vista los "árboles".

La cantidad de tiempo que dedica a una revisión semanal depende de cuánto tiempo necesita para sentirse seguro y generar confianza en el sistema.

Planifique su revisión semanal, como el viernes por la noche. Esto le permitirá cerrar su trabajo y salir para el fin de semana con la cabeza despejada y una sensación de control.

La planificación natural aclara los objetivos y los próximos pasos de sus proyectos.

El desarrollo del proyecto es un proceso poco natural e ilógico. Debe pensar y planificar todos los pasos con anticipación, sin imaginar todavía un objetivo claro. Use un método de planificación natural que refleje sus actividades diarias.

Un ejemplo de acción cotidiana: tiene hambre y forma un objetivo vago ("Tengo que comer algo"), y luego lo especifica ("Quiero pizza"). En este punto, aparecen varias ideas en tu cabeza sobre cómo lograr este objetivo ("Puedo hornear pizza, pedirla o ir a un restaurante"). Cualquier paso que necesite tomar en el camino se hará evidente.

Aplique esta forma de pensar a sus proyectos reales: comience con la definición más específica de propósito. Nunca está de más pasar tiempo estableciendo objetivos, porque todas las acciones posteriores dependerán de esto. Cuando el objetivo es claro, tu mente comenzará automáticamente una lluvia de ideas. Para que pueda llegar a las ideas necesarias para lograr el objetivo. Una buena táctica es comenzar una lluvia de ideas desde el exterior; por ejemplo, escriba y guarde sus ideas en papel.

Una vez que haya reunido todas sus ideas, debe organizarlas y agruparlas, y luego determinar las acciones específicas necesarias para completar el proyecto.

La planificación natural aclara en gran medida el trabajo en el proyecto y lo hace interesante, rápido e intuitivo.

La cosa más importante

¿Cómo trabajar de manera eficiente y con la cabeza despejada?

Tu cerebro es una herramienta de pensamiento, no un dispositivo de almacenamiento. Si quiere pensar con claridad, necesita una “canasta confiable para recolectar material” fuera de su mente.
Saque la basura - vacíe todas las "cestas" externas semanalmente.
Al ordenar las "cestas", clasifique el material según listas temáticas.

Herramientas simples que componen el método GTD

La lista "Proyectos" proporciona una visión general de todos sus proyectos en curso.
Use el calendario y las listas de Acciones siguientes en lugar de una lista de tareas diarias.
Las listas de espera son muy útiles cuando trabajas con otras personas.
Guarde información para un día específico en un calendario o archivador.
Todas las ideas potencialmente interesantes deben incluirse en la lista Una vez / Posiblemente.
Un lugar de trabajo organizado y una revisión semanal de su sistema es indispensable para un trabajo productivo.